Kako se leto bliži, sve više ljudi zna kada će tačno moći da koristi godišnji odmor. Zato je maj mesec period kada ljudi dosta vremena posvećuju odabiru idealne destinacije. S druge strane, oni revnosni, koji su još u januaru uplatili smeštaj, sada počinju da se raduju i pokušavaju da nađu idealnu plažu, izlet ili neki dobar vidikovac, kako bi bar donekle parirali kolegama koju su sada izabrali bolji smeštaj ili mesto za odmor.

Međutim, kako kod kuće ostaje malo vremena za ovakve aktivnosti, od 9 do 5 je idealno vreme za potragu. Naravno, svoju sreću treba podeliti i sa kolegama, posebno ako otkrijete neku dobru ponudu, vrlo atraktivnu destinaciju, a još češće kada se naiđe na nešto izuzetno lepo, a cena prevazilazi šestomesečnu platu. Ovo je uvek praćeno sa minimum 3 minuta oduševljenja svih u okruženju (+eho), sa povremenim podsećanjem na druge, ranije viđene slike. Rezultat toga je blagi gubitak produktivnosti, koji se oseća u neažurnosti, većem kašnjenju određenih projekata i generalnom osećaju umora. A da, za taj umor je kriva promena vremena, jelte, a ne budući odmor.

Postavlja se pitanje kako sprečiti, ili pak smanjiti opadanje produktivnosti u maju. Ovde postoji nekoliko dobro testiranih principa koji ponekad izgledaju nelogično, ali daju dobre rezultate.

Pre nego što ih navedemo, treba napomenuti da su svi oni vrlo empirijski provereni i da podaci pretežno dolaze iz sistema upravljanja zaposlenima koji su dugo u upotrebi. Kontinualno smo dobijali precizne podatke, ne samo o radu zaposlenih, nego i tome kako su se rukovodioci trudili da smanje efekte pada produktivnosti, kao i koji su u tome uspeli, a koji nisu.
Takođe, ove preporuke ne zavise od veličine firmi i industrije već mnogo više od načina upravljanja i same kulture u okviru firme.

• Upalite svetlo (i uključite grejanje)

Ovo je prilično logično – posebno je ove godine bio izražen period lošeg i relativno hladnog vremena, pa je produktivnost merljivo veća kod zaposlenih koji rade u dobro osvetljenom i prijatnom prostoru. Inače, kada radite sa firmama iz srednje i severne Evrope, shvatite da oni ciljano opremaju kancelarije sa više svetla, ne bi li ublažili ovaj efekat. Zanimljive su i studije kod kojih je pronađena jasna korelacija između temperature i kognitivnih sposobnosti. Nije baš linearno, ali generalno postoji „sweet spot“ što se tiče temperature i osvetljenja :)

• Budite spremni da često menjate raspored aktivnosti

U ovom periodu je važno da rukovodilac u potpunosti kontroliše šta treba da se uradi i u kojim rokovima, ali raspored i dinamika kojom će to biti završeno nije presudna. Zato je važno da rukovodilac pametno rasporedi aktivnosti zaposlenima koje vodi, pa čak i po cenu čestih promena plana. Da je ova metoda veoma efikasna se jasno vidi iz sistema upravljanja aktivnostima, jer rukovodioci koji često menjaju prioritete i rokove, i prilagođavaju ih trenutnom stanju, zapravo imaju znatno manje kašnjenja i bolju produktivnost.

• Budite spremni da date neplaniranu pauzu

Ova tačka se jako oslanja na tačku iznad, jer se pokazalo da je davanje neplaniranih pauza odličan alat za podizanje produktivnosti. To je trenutak kada svi prestaju da rade, razgovaraju o stvarima koje se ne tiču posla, i onda nastavljaju sa svojim aktivnostima. Znači, koncept je da kada se radi – svi rade. A kada pričamo o drugi stvarima – svi pričamo o drugim stvarima. Alternative ovome su da se prekidi prave planski i/ili da postoji striktna kontrola komunikacije između zaposlenih, a obe stvari su loše i za motivaciju i za produktivnost.

• Delite zadatke na manje delove

Ovo nije moguće za sva radna mesta, ali ako birate da li da nekom date jednu aktivnost koju će obavljati 6 časova ili da je izdelite na tri aktivnosti od po 2 sata, ovo je period godine kada treba da izaberete ovo drugo. Najinteresantnije je da ove podatke, možete jasno videti iz uporedne analize ponašanja zaposlenog koji aktivnosti dobija iz više izvora, kao i načina na koji zaposleni prioritizuju kratke u odnosu na dugačke aktivnosti.

• Little effort & small reward

U ovom periodu, ljudima je lakše da se fokusiraju na kratkoročnije ciljeve i da brzo vide napredak, ma koliko on bio mali. Ne treba postavljati dugoročne ciljeve – tome služe neki drugi meseci (onih par), već se treba fokusirati na operativno dostizanje već postavljenih ciljeva.

• Šećer i voda

OK, možda ne baš bukvalno šećer i voda, ali treba stvoriti uslove da ne dolazi do gubitka produktivnosti zbog nedostatka nekih osnovih stvari. #coffeelover #chocolate #štaćemodanaszaručak #fitforlife #slikesaodmora #belgradenightlife #lisboa #jordanpeterson

• Ostaviti liberalnom levom krilu vremena za komentarisanje copy-paste postova motivatora i autora na LinkedIN-u

Ako Vam ova tačka nije jasna – ne trudite se. Dobri rukovodioci će ih pustiti na miru, kako ne bi završili kao otvorena tema njihovih članaka ili statusa.

• Ne očekujte izvrsnost (bar ne u maju ;)

Ne kažemo ovo kao opšte pravilo, ali kada su ljudi nervozni i neraspoloženi imaju tendenciju da na posao drugih gledaju više kritično i sa manje razumevanja za objektivne okolnosti.
Zato pre nego što daju sud o radu drugih, bi trebalo da sačekaju par sati ili požure kući da pogledaju epizodu finalne sezone svoje omiljene serije (ako već ne rade u firmi koja to organizuje u vidu malog team bilding-a), pa tek onda daju svoje objektivne komentare.

Pored često zabavnih zaključaka, zanimljivo je koliko sistemi upravljanja daju veoma korisne i lako upotrebljive informacije i podršku rukovodiocima. Bez opštih i velikih priča, već vrlo praktično i jednostavno ukažu konkretnom rukovodiocu u kom trenutku je trebalo kako da postupi.  Ne velike liderske priče vernih pratilaca raznih internet autora, prepričanih deseti put sa kolena na koleno. Priče koje su potpuno izgubile i suštinu i kontekst u kome su rečene.

Nego, konkretno za tu osobu u tom trenutku. Šta treba da uradi, kako i zašto. Jasno, jednostavno i primenjivo u toj situaciji.

Jedino tako ćete izbeći smanjenje produktivnosti u maju ;)