Kako napraviti uspešan sistem?
Tokom poslednjih nekoliko godina, desetak puta smo radili korekcije sistema pomoću kojih firme upravljaju performansama ili mere učinak. Pre početka svakog posla sagledavali smo razloge koje je menadžment imao za promenu postojećih sistema. Nakon analiza pokazalo bi se da većina sistema pati od sličnih boljki, a osnovni pokazatelji za to su bili:
- Da sistem ne ispunjava svoj osnovni cilj
- Da se sistem loše sprovodi
- Da zaposleni ne vole sistem
Osnovno je pitanje zašto ovi sistemi nisu bili dobri i zašto nas je menadžment angažovao da izvršimo korekcije?
Razlog je obično ležao u nekoj od sledeće dve činjenice:
- Sistem je bio nestručno napravljen/izrađen (u približno 70% slučajeva)
- Vremena su se promenila (u približno 30% slučajeva)
Prvi razlog je očigledan, ali postavlja se pitanje zašto je sistem primenjen, ako nije bio dobar. Pa, moguće je da na prvi pogled je delovao odlično. Neke firme su primenile i sisteme koji su se u drugim organizacijama pokazale izuzetno uspešno i pokušale da iskoriste prečicu i isti sistem primene i kod sebe. Zato je ključno sisteme izraditi prema potrebama firme i njenim ciljevima, jer je to jednini način da osigurate da će rezultat biti pozitivan.
Čest slučaj je i što su na izradi sistema radili ljudi koji nisu prošli nikakvu obuku, niti imali bilo kakvo iskustvo u radu na ovim poslovima, nego im je to dodeljeno kao dodatni zadatak. S obzirom na vreme koje su imali i nedostatak iskustva, sistemi koje su pravili su bili daleko ispod standarda koji bi zadovoljio i ispunio cilj celog posla. To bi po pravilu dovodilo do opšteg nezadovoljstva sistemom i pogrešnih podataka koje bi na kraju sistem dao. Možete pretpostaviti posledice…. Ukratko, noćna mora.
Vremena su se promenila, znači da su se ljudi promenili, da se tehnologija promenila i da se odnos ljudi prema tehnologiji promenio. Sistemi koji su rađeni pre deset ili dvadeset godina mogu biti veoma stabilni, ako se ciljevi kompanije nisu menjali, ali to nije čest slučaj. Vremenom procesi postaju sve manje elastični, a podaci koje pružaju manje relevantni za poslovanje organizacije. Zaposleni su, sa druge strane, povezaniji nego ranije. Više dele svoja iskustva i utiske, lakše dolaze do informacija i koriste nove tehnologije. Način rada se menja, a uvode se i nova zanimanja, koja imaju nove ciljeve.
Da bi opstale, firme danas moraju da usvajaju nove i modernije pristupe procene uspešnosti delova organizacije i samih zaposlenih, a da istovremeno te promene ne ruše stabilne procese. Tradicija i stabilnost nisu negativni pojmovi, već oni garantuju da će novi sistemi biti postavljani na dobru osnovu. Neophodno je obezbediti kontinuitet ključnih procesa, jer bez toga promene neće ostvariti svoj cilj.
Angažovanjem pravih ljudi na uvođenju novih ili nadogradnji postojećih procesa imaćete višestruku korist, izbeći ćete troškove koji nastaju lošim rešenjima, uštedeti vreme i novac, a izrađeni procesi će na kraju dati veći povraćaj investicije.
