Reinventing job decriptions - Ponovno pronalaženje svrhe opisa radnih mesta
Naš posao često zahteva veoma složene razgovore sa ljudima koji nisu iz ljudskih resursa, pretežno direktorima i menadžerima na visokim pozicijama u organizacijama sa kojima radimo. Kako bismo mogli da damo predloge i vidimo kakav je sistem moguće izraditi vrlo često se dešava da su nam potrebni opisi radnih mesta.
„Nema problema, poslaće Vam to neko iz službe ljudskih resursa“ je tipičan odgovor.
„A što nam Vi ne pokažete sada. Mislim, kada smo već tu i razgovaramo o tome. Da ubrzamo ceo proces za dve nedelje.“, je ono što često pomislim u sebi. Naravno da znam odgovor. Ukratko, ne znaju ni gde se opisi nalaze. Uostalom, zašto bi imali opise radnih mesta zaposlenih koje vode, kad dobro znaju šta ko radi, zar ne.
I ti leži veliki problem pogleda na potrebu za sistemskim uređenjem firme. Osnovno nerazumevanje čemu služe opisi radnih mesta i kako treba da izgledaju. Hajde zato da prođemo kroz neke od tipičnih pogrešnih pretpostavki, rešenja i preporuka.
Da krenemo od nekoliko čestih pogrešnih pretpostavki:
- Ljudi znaju šta im je posao i to nama ne treba
Ovo je jedna od najvećih zabluda koje rukovodioci imaju. Iako zaposleni znaju šta rade tokom dana i kako se njihova pozicija zove, jednostavnim upitnikom se vidi da manje od 6% zaposlenih navede 5 svojih osnovih zaduženja koja se nalaze u opisu. 6 %! To je jedan na 18 zaposlenih. A da ne pričamo o tome, da ne mogu da odrede njihove prioritete.
- Opisi radnih mesta su formalnost
Pa i jesu, ako se tako na njih gleda. Opisi radnih mesta služe da zaposleni zna šta mu je posao i da mu zaduženja budu jasna i nedvosmislena. Takođe, njihova svrha je da jasno definišu šta je čija odgovornost i na taj način spreče greške. Ali pre svega, svrha je organizacija i upravljanje resursima firme, radi ostvarivanja njenih ciljeva. Pa sad, ako je i to formalnost, onda u redu.
- U opisima i onako piše drugo od onoga što ljudi zaista rade
Pa dobro, ali zašto je to tako. Obično zato što su zaduženja i ciljevi promenjeni, ali o tome nije postajala formalna odluka, niti trag o tome. Ili je to pisao neko kome je to dato kao usputna obaveza. A uostalom, to je čisto „gubljenje vremena“.
Nisu rukovodioci krivi za ovakav pogled na stvari. U većini firmi situacija i jeste takva. Često su opisi pravljeni nestručno, na brzinu i bez nekog cilja. Da bi ubrzali stvari, zaposlenima se daje da napišu svoja zaduženja, neko to ubaci u formu i deluje kao da dokumenta postoje. I šefovi su tu upravu, takva dokumenta i jesu „gubljenje vremena“.
Zato treba razumeti čemu opisi radnih mesta služe i kao se koriste. Bitno je pratiti osnovne principe kada se opisi izrađuju i modifikuju.
- Opisi radnih mesta: prvi i osnovni organizacioni alat
Ukratko, dati zaposlenima da napišu svoja zaduženja je kao da pitate dete da sam izabere šta će za večeru. Čokoladu. Ili špagete. Nije posao zaposlenih da sami kažu šta rade, nego da im rukovodilac da aktivnosti koje će voditi ostvarenju organizacionih ciljeva organizacije. Bez dobro opisanih radnih mesta, organizacija se svodi na svakodnevno manevrisanje i improvizaciju. To ne mora uvek da bude loše, ali u firmi koja ima više od 20 zaposlenih, to je, u najmanju ruku, neozbiljno.
- Opisi radnih mesta definišu osnovu za merenje učinka
Kako izmeriti učinak zaposlenih? Da li možete da nam kažete da li je učinak mojih zaposlenih dobar ili loš? Na ova pitanja nije moguće odgovoriti bez jasno definisanog radnog mesta. Nekad je to lakše, nekada teže, ali bez definisanja posla nije moguće reći da li organizacija radi optimalno ili ne. Ipak, neke firme smatraju da rade dobro iako nisu ni svesne da im je produktivnost 30%, pa neka na tome i ostane. A da, a onda još krive zaposlene za loše rezultate, „nezalaganje“ i neorganizovanost.
- Jasna podela odgovornosti
Ovo je vrlo bitan deo opisa. Definisanje odgovornosti služi za dve stvari, da zaposleni znaju kome da se obrate kada im nešto treba i da postoji svest o tome za šta je ko odgovoran tj. bojazan da će snositi posledice ako dođe do problema u njihovoj zoni odgovornosti. Obe stvari dovode do značajno manjeg broja grešaka i potrebe da se određeni posao radi više puta. Da ne pričamo koliko to poboljšava produktivnost.
Da bi ste iskoristili opise, pratite nekoliko smernica koje će vam koristiti:
- Nemojte da pravite promene često
Ne treba ići ni u drugu krajnost, pa praviti često promene opisa radnog mesta. Nije svaki projekat razlog za promenu opisa, već se to rešava sistemom ciljeva. Opise treba korigovati kada se menja svrha ili ključni ciljevi radnog mesta, kada se uvodi novo radno mesto, ili se više radnih mesta spaja i kada dolazi do promena strateških ciljeva organizacije. Česte promene navode zaposlene da prestanu da ih registruju.
- Uložite dovoljne resurse u izradu i održavanje
Jednostavno nije dovoljno dati nekome kome to nije ni primarni posao, ni ekspertiza da uradi i održava opise ažurnim. Ovo je posao u koji menadžment kompanije mora da bude aktivno uključen. Cilj je napraviti dobru vezu i preneti u opise sve funkcije koje su organizaciji neophodne za ostvarivanje ciljeva. Bez ulaganja vremena i novca u ovaj proces, rezultati su slabi, a to dovodi do još lošijeg odnosa. Iako se na mnogim mestima navodi da je isplativost veća od 10 puta, nekada je ulaganje neprocenjivo, jer definišu da li će se firma razvijati ili ne. Dobri opisi i sistem postavljanja ciljeva omogućuju veću fleksibilnost, bolje reagovanje i prilagodljivost firme, pa nekada predstavljaju razliku između uspeha i neuspeha. I, zato, neka vam opise rade profesionalci, a ne „devojčica koja obračunava plate“, jer je „teta koja radi ugovore o radu“ neraspoložena, pa da je ne diramo.
- Radite na razumevanju važnosti opisa
Ukratko, zaposleni moraju da znaju šta im piše u opisu. Ako ne znaju, sve je bilo uzalud. A i njihovi nadređeni moraju da znaju i za sebe i za svoje zaposlene. I da razumeju zašto moraju da sa njima rade na razumevanju zaduženja. Kada ovo postane standard i normalno, firma je stvarno na dobrom putu. Zato u dobre opise stvarno vredi ulagati.
Da se osvrnemo i na nove tehnike pisanja opisa radnih mesta. I u ovom poslu postoji moda i postoji ono što ljudi koji se bave izradom profila i opisa pokušavaju da unaprede. Ipak, to se pre svega odnosi na one organizacije koje imao veoma razvijene ljudske resurse.
Zato ćemo ovde pričati o smernicama koje će učiniti da opisi radnih mesta budu savremeni i prilagođeni okolnostima u kojima poslujemo.
- Nema više i „Obavlja sve ostale poslove po nalogu rukovodioca“
Opisi koji imaju navedeno 10 stavki i na kraju kojih piše i čuvena rečenica „Obavlja i ostale poslove po nalogu rukovodioca“, su prilično stvar prošlosti, jer imaju vrlo loš efekat na organizaciju i ponašanje rukovodilaca. Zašto onda uopšte navoditi i tih 10 aktivnosti. Napišete naziv radnog mesta i stavite da obavlja sve po nalogu rukovodioca. Jednostavno, ostavljate veliki prostor i nejasnoće, a to nije cilj. Bitno je i da rukovodioci znaju na šta mogu da računaju.
- Posebni opisi za rukovodioce
Druga smernica se odnosi upravo na opise rukovodilaca. Generalno gledano, preporuka je da njihovi opisi izgledaju drugačije. Fokus je više na ciljevima, upravljanju i pripremi za laku implementaciju sistema upravljanja i merenja učinka. Kada se ovako postavi pravljenje opisa, ono značajno ubrza druge upravljačke procese i obično je se vraćanje uloženog vremena vraća u prvih nekoliko meseci. Ovo je zaista bitan deo, ček gledano sa strane isplativosti možda i najbitniji. Ovako postavljen sistem omogućava velike uštede svakodnevnog rada i vremena rukovodilaca. Pročitajte opet ovaj deo, ako je potrebno, a izradu prepustite profesionalcima koji se time bave. Bilo kod Vas u firmi, bilo eksterno.
- Opisi koje zaposleni mogu da upotrebe, razumeju i ponesu kući
Ovo nije literatura koju neko čita zato što želi, nego zato što mu treba. Za početak treba da znaju gde se nalazi opis njihovog radnog mesta i koja su ključna zaduženja. Opis im treba dati u štampanoj formi i treba proći sa njima sve ključne delove. To je pravi način da se organizacija shvati ozbiljno.
Cilj nije samo da organizacija može da se osloni na pojedinca, nego i da pojedinac ima veru u organizaciju i da će organizacija biti tu kada mu je potrebna. To je on čemu ljudi teže i što ih iznad svega motiviše na poslu (a i u životu), bez obzira da li je vezano za sistem, ljude ili odnose. Zato treba ispravno i posvećeno raditi na nekim od osnovnih organizacionih stvari, čija se svrha i važnost ponekad i zaborave. Zato smo mi tu J
